Tietosuojaseloste

Tutustu Yoldia Scandinavia shopin yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679) ja tietosuojalakiin (5.12.2018/1050) perustuvaan rekisteri- ja tietosuojaselosteeseen.

1. Rekisterinpitäjä

Yoldia Scandinavia shop / Koti-In Oy
Jesse Kakkola
Poransaarentie 11
13900 HATTULA

+358 400 841 690
info@yoldiascandinavia.fi

2. Rekisteröidyt

Yoldia Scandinavia shopin asiakkaat, jotka ovat tilanneet tuotteita verkkokaupan kautta, puhelimitse tai sähköpostitse.

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Yoldia Scandinavia shop kerää henkilötietoja asiakassuhteen perusteella. Verkkokaupan tilaus on sopimus kauppiaan ja asiakkaan välillä.

Yoldia Scandinavia shop käyttää henkilötietoja asiakashallintaan, palveluiden tuottamiseen ja toimittamiseen, talous- ja henkilöstöhallintoon, tuotekehitykseen sekä markkinointiin ja viestintään ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

4. Tietosisältö ja tietolähteet

Rekisterimme sisältävät henkilöistä seuraavia tietoja: nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron, aseman ja organisaation, markkinointiluvat ja -kiellot, tilaus-, toimitus- ja laskutustiedot, muistiot, mahdolliset luokittelutiedot (kuten kiinnostuksen kohteet), toiminta sosiaalisessa mediassa, asiakaspalautteet ja chat-keskustelut. Sekä evästeiden myötä ip-osoitetiedot tai muu vastaava tunniste sekä käyttäjän toimenpiteet yrityksen verkkopalvelussa.

5. Henkilötietojen käsittelyn perusta

Varmistamme, että meillä on aina lain edellyttämä peruste henkilötietojen käsittelemiselle. Käsittelemme henkilötietoja usealla perusteella, mutta aina vähintään yhdellä lain määrittelemällä käsittelyedellytyksellä.

Asiakas- ja markkinointirekisterin tietoja käsittelemme sopimusten täyttämiseksi sekä oikeutetun etumme perusteella tuottaaksemme ja toimittaaksemme palveluitamme, hallitaksemme asiakkaitamme, kehittääksemme palveluitamme, markkinoidaksemme ja viestiäksemme palveluistamme sekä käsitelläksemme asiakaspalautteita. Saatamme käsitellä henkilötietoja myös suostumukseen perustuen, jolloin suostumuksen voi aina tarpeen tullen peruuttaa, mikäli se on ainoa henkilötietojen käsittelyedellytyksemme.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset 

Rekisterissä olevien henkilöiden yhteystietoja luovutetaan tarpeen mukaan palvelun tuottamisessa tarvittaville kolmansille osapuolille luottamuksellisesti ja sopimukseen perustuen.

Tietoja voidaan luovuttaa Yoldia Scandinavia shopin alihankkijoille luottamuksellisesti palveluiden toimittamiseksi tässä tietosuojaselosteessa mainittujen tavoitteiden edistämiseksi sitoutuen tämän tietosuojaselosteen mukaiseen toimintaan. Tiedot sijaitsevat palveluntarjoajasta riippuen Suomessa tai Suomen rajojen ulkopuolella Yoldia Scandinavia shopin käyttämien palveluiden omistajien tietovarastoissa. Tietoja voidaan luovuttaa myös EUn tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jos tietoa siirretään EU-alueen ulkopuolelle, varmistamme maan olevan EU:n komission tarkoittama riittävän tietosuojan maa, tai siirronsaaja on Privacy Shield -sertifioitu, viitaten Yhdysvalloissa sijaitseviin tahoihin, jolloin siirto tehdään EU:n komission julkaisemia mallilausekkeita hyödyntäen. Mahdollinen tiedonsiirto toteutuessaan toteutetaan aina lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.

7. Evästeiden käyttö

Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internetsivujenylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita. Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästeiden käytön poiskytkemisen. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

Käytämme kävijäanalytiiikkaan Google Analytics-järjestelmää. Google Analytics käyttää evästeitä auttaakseen verkkopalvelua analysoimaan, kuinka käyttäjät käyttävät verkkopalvelua. Evästeeseen tallentuvat tiedot siitä, kuinka käytät verkkopalvelua (mukaan luettuna IP-osoite). Evästeen tiedot lähetetään Googlen palvelimille ja tallennetaan niille, eli tiedot voivat sijoittua EU-alueen ulkopuolelle. Google käyttää näitä tietoja sen arvioimiseen, kuinka käytät verkkosivustoa, verkkosivuston aktiivisuuden raporttien koostamiseen verkkosivuston operaattoreille sekä muiden verkkosivuston aktiivisuuteen ja internetin käyttöön liittyvien palveluiden tarjoamiseen. Google voi myös välittää näitä tietoja kolmansille osapuolille, mikäli laki tätä vaatii tai kolmansille osapuolille, jotka käsittelevät tietoja Googlen puolesta. Google ei yhdistä IP-osoitettasi mihinkään muihin Googlen hallinnoimiin tietoihin. Käyttämällä verkkosivustoa hyväksyt, että Google käsittelee sinua koskevia tietoja edellä kuvatulla tavalla ja edellä kuvattuihin tarkoituksiin.

Tämä verkkosivusto käyttää HubSpot -markkinointiautomaatiojärjestelmää. HubSpot käyttää evästeitä kerätäkseen tietoja siitä, kuinka käyttäjät käyttävät sivustoamme. Käytämme näillä evästeillä kerättyjä tietoja raporttien koostamiseen, apuna sivuston parantamisessa sekä markkinointimme tukena. Hubspotin tietosuojalauseke on nähtävillä tästä.

8. Rekisterien suojausperiaatteet

Tietoja säilytetään sähköisessä muodossa alan parhaiden käytänteiden mukaisesti suojattuna ja salattuna. Rekisterimme sijaitsevat Yoldia Scandinavia shopin hallinnoimissa järjestelmissä ja ovat suojattu henkilökohtaisilla vahvoilla salasanoilla, kaksivaiheisella tunnistautumisella sekä rooliin perustuvilla käyttörajoituksilla. Tietoja säilytetään lukituissa tiloissa ja kaikki laitteemme lukittuvat automaattisesti. Rekisteritiedot kerrytetään järjestelmiin, johon Yoldia Scandinavia shopin työntekijöillä on henkilökohtaiset tunnukset ja yrityksen alihankkijoilla sopimusperusteinen ja henkilökohtainen käyttöoikeus tarpeen mukaan rajattuna toimeksiantosopimuksen mukaiseen laajuuteen.

9. Rekisteröidyn oikeudet

• Oikeus peruuttaa suostumuksen eli rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa.
• Oikeus saada pääsy tietoihinsa.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen eli rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista. Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti.
• Oikeus tietojen poistamiseen eli rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu:
  - Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
  - Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
  - Rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
  - Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
  - Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen eli rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu:
  - Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
  - Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
  - Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
  - Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti.

10. Henkilötietojen käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa tai tietoja tarvitaan esimerkiksi tuotetukeen.

11. Henkilötietojen käsittelijät

Asiakasrekisterissä olevia tietoja käsittelevät Koti-In Oy:n työntekijät.
Lisäksi henkilötietoja käsittelevät seuraavat palveluntarjoajat:

• Paytrail Oyj
• Finqu Oy
• Visma Solutions Oy

Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Tietoja luovutetaan vain siinä laajuudessa, kuin se on tilauksen maksua ja käsittelyä varten tarpeellista.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.